Jak napovídá název článku, dnes Vám ukážeme několik aplikací, bez nichž už si dnes nedovedeme představit podnikání. Zejména pokud podnikáte ve službách, nebo něco prodáváte na internetu, Vám mohou velmi zjednodušit život a Vaše podnikání zefektivnit. A jak víme, čas jsou peníze.

1. Funkční web

Hned na úvod si trochu přihřejeme vlastní polívčičku. Ale s tématem to souvisí, více než by se mohlo zdát. Jedna z věcí, proč vymýšlím weby pro mě je právě produktivita. Když máte dobře nastavený web, kde si potenciální zákazník odnese ty informace, které ho zajímají a snadným způsobem si na Vašem webu může službu nebo produkt objednat, případně Vás jednoduše kontaktovat, pak by se Vám měli zákazníci dostat mnohem jednodušeji, než když toto nefunguje správně. Určitě jsem v rámci efektivity zastáncem toho, že co za Vás může vyřešit web, je to jednodušší cesta, než lidský faktor (myslím tím třeba objednávkový systém a automatické faktury atd.).

2. Řízení úkolů a zakázek – Freelo

Tohle je nástroj pro práci s úkoly, prioritami a časem obecně. Je to pomocník, jak spravovat svojí práci na jednotlivých zakázkách, mít vše pod kontrolou. Pokud nepracujete sami, tak má o to větší užitek, protože máte všichni vše na jednom místě a nemusíte se hrabat v mejlech a lovit z hlavy, na čem že jste se to s kolegy domluvili. Nám tento nástroj pomáhá dnes a denně při všech činnostech. Více jsem jeho výhody a to, proč ho používáme popsala v tomto článku.

3. Poznámky a záznamy zakázek – One note

Tohle trochu navazuje na předešlý bod. Nejde již tolik o efektivitu z hlediska úkolů a projektů, ale je dobré, mít nějaký nástroj, kde si člověk zaznamenává poznámky k různým věcem, schraňuje si třeba zajímavé odkazy, které se mu pro podnikání mohou hodit a cokoliv dalšího, co řeší a danou informaci by bylo dobré zpětně někde mít uloženou.

Já pro takové účely používám One note, je součástí MS office, takže ho má většina lidi v počítači, a je super jednoduchý (funguje dost podobně jako word) jen má navíc různé členění na bloky, záložky atd. Takže si v něm můžete vytvořit přehlednou strukturu různých oblastí poznámek nebo čehokoliv dalšího. Nemusíte pak hledat ve složkách, kde že danou poznámku máte, ale zde máte vše přehledně na jednom místě.

 

4. Fakturační systém – vyfakturuj

Fakturační systém je nedílnou součástí každého podnikání. A pokud Vám, stejně jako mě, nepřijde příliš efektivní, vytvářet faktury v excelu nebo podobných nástrojích, které jsou sice zadarmo, ale jejich ruční vyplňování mě stojí celkem dost času a dřív nebo později se v nich nevyznám. Mnohem efektivnější je najít si nějaký fakturační systém, který Vám sedne.

Já používám Vyfakturuj.cz. Zejména kvůli jednoduchému a přehlednému ovládání. Neřeším kopírování IČa, sídla a všech dalších věcí z obchodního rejstříku, když chci vystavit každou fakturu, ale mám tam odběratele uložené, jen si z nich vyberu nebo na jedno kliknutí přidám nového, který se mi sám vyplní online jenom na základě zadání IČa. Vše se hlavě spáruje s bankou, takže ani neřeším upomínky, když je faktura po splatnosti, ale systém jí za mě posílá automaticky, jak mám nastaveno, takže za mě nahání v podstatě i neplatiče. A hlavně máte všechno přehledně pod kontrolou hned na první stránce. Víte kdo Vám kolik dluží, kolik jste vyfakturovali, na pár kliků dohledáte zpětně jakoukoliv fakturu a spoustu dalších hraček.

5. Měření času práce – prima erp

A na závěr zajímavý tip z oblasti efektivity. Každému podnikateli doporučuji mít min. z počátku přehled o své práci. Tím myslím o tom, které aktivity Vám kolik peněz vydělávají a které aktivity Vám čas (tedy peníze) spíše žerou a nic nepřináší. Z toho se dá krásně zjistit, kde máte třeba slabé místo svého podnikání nebo na čem osobně zapracovat. Je to určitě vhodné i pro přehled, jaké zakázky, jak vydělávají a pokud pracujete na hodinové sazbě, tak je potřeba mít jasný systém. Hlavně i zjistíte, kde Vám ty peníze utíkají, nebo které administrativní činnosti Vás stojí, kolik času a můžete se pak zamyslet, zda je nemůžete delegovat na někoho jiného, nebo si na ně pořídit šikovný software, který to udělá za Vás a ve finále Vás to vyjde levnější, než když se tím trápíte vy sami.

Já pro tyhle účely využívám prima erp, konkrétně time-tracking. Je to vlastně služba postavená na kalendáři, kde si zapnete stopky, když začínáte pracovat (nastavíte si na čem, pro koho, případně kolik máte sazbu za hodinu) a když skončíte práci, tak si jí popíšete a časovač vypnete. Práce se Vám uloží do kalendáře, takže máte jednak přehled o tom, kolik času jste na čem každý den odpracovali a kolik jste si třeba vydělali peněz. Jde z toho dělat spoustu reportů, takže můžete mít i podklady pro klienty, za co platí nebo podklady k fakturaci. Ale hlavně máte svůj čas pod kontrolou.

Nástrojů, které zjednodušují podnikání je samozřejmě spoustu, tohle byla ochutnávka těch, které vnímám jako úplně základní a které mám vyzkoušené v praxi, tudíž vidím jejich užitek. Občas je dobré se zastavit a mrknout, co nás stojí čas, zda se nám to takhle vyplatí dělat nebo zda není něco efektivnějšího, co to z větší míry udělá za nás a ve finále nás to vyjde na pár korun. Takže nám to ušetří spoustu času, který můžeme využít smysluplněji, a tudíž i peněz.

Pokud se Vám náš blog líbí, staňte se fanouškem naší stránky na facebooku a žádný zajímavý článek už Vám neunikne.